Odpis aktu stanu cywilnego jest dokumentem niezbędnym m.in. do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku macierzyńskiego i zasiłku pogrzebowego. W czasie pandemii ZUS chce pomóc klientom w dopełnieniu formalności przy uzyskaniu tych świadczeń. W sytuacji, gdy klient nie będzie mógł dostarczyć odpisu aktu cywilnego to Zakład Ubezpieczeń Społecznych na jego wniosek wystąpi o ten dokument do Urzędu Stanu Cywilnego.

ZUS uzyska potrzebny odpis, ale trzeba pamiętać o jednym. Wnioskujący musi dostarczyć dane, które umożliwią urzędowi stanu cywilnego identyfikację osoby, której odpis dotyczy. Czasami będzie to wymagać złożenia dodatkowego oświadczenia.

Zasiłek macierzyński

Co zrobić, aby ZUS uzyskał z USC odpis aktu urodzenia dziecka potrzebny do wypłaty zasiłku macierzyńskiego? Z wnioskiem o zasiłek macierzyński ubezpieczony musi przekazać do ZUS dane dziecka, czyli imię, nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL. Może zdarzyć się, że rodzic nie zna jeszcze numeru PESEL, dlatego ważne jest, żeby podał dodatkowo miejscowość, gdzie się dziecko urodziło. Na naszej stronie internetowej jest udostępniony formularz oświadczenia do uzyskania przez ZUS odpisu aktu urodzenia dziecka.

Do pracodawcy lub do ZUS

Wypełniony formularz należy przekazać pracodawcy, jeśli wnioskodawca jest pracownikiem lub zleceniobiorcą. Pracodawca przekazuje oświadczenie do ZUS wraz z zaświadczeniem Z-3 lub Z-3a. Natomiast w przypadku osób prowadzących własną firmę, współpracujących z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, osób duchownych czy osób, które maja prawo do zasiłku macierzyńskiego po ustaniu tytułu ubezpieczenia dokumenty składamy do ZUS.

Zasiłek pogrzebowy

Aby ZUS mógł pozyskać z Urzędu Stanu Cywilnego odpis aktu zgonu we wniosku o zasiłek pogrzebowy na formularzu Z-12 bardzo uważnie i dokładnie należy wpisać dane identyfikacyjne osoby zmarłej: imię i nazwisko, numer PESEL, datę zgonu. Jeśli numer PESEL nie został nadany osobie zmarłej, należy wpisać miejsce zgonu (miejscowość).

Na tej podstawie ZUS wystąpi do urzędu o wydanie odpisu skróconego aktu zgonu, ale tylko w przypadku, gdy wnioskodawcą w sprawie o zasiłek pogrzebowy jest członek rodziny osoby zmarłej.

Wnioski i oświadczenie

Na stronie internetowej ZUS szczegółowo opisano jak złożyć wnioski za pośrednictwem PUE i w jaki sposób dołączyć plik oświadczenia. Udostępnione zostały też formularze do wydruku, jeśli ktoś chce złożyć dokumenty papierowo. Jeżeli zdecydujemy się na drogę elektroniczną, to oświadczenia i wnioski należy składać wyłącznie przez PUE - dokumenty przesłane zwykłym e-mailem nie mogą zostać rozpatrzone.

Dokumenty, które zgodnie z przepisami nie mogą być przekazane do ZUS w formie elektronicznej (np. rachunki poniesionych kosztów pogrzebu), muszą być złożone w oryginale, w formie papierowej.