E-administracja to z pewnością przyszłość dla wszystkich urzędów. Podobnie jest w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Część naszych klientów przekonało się już, że w wielu przypadkach załatwienie sprawy w ZUS nie musi oznaczać konieczności złożenia wizyty w placówce. Zakład Ubezpieczeń Społecznych idzie z duchem czasu i otwiera się na nowe technologie.

Konto w ZUS

Statystyki pokazują, że klienci ZUS dostrzegli i docenili nowe formy kontaktu z urzędem. Platforma Usług Elektronicznych ZUS (www.pue.zus.pl) ma już ponad 3,1 mln profili. Dzięki PUE możemy między innymi sprawdzić, czy pracodawca zgłosił nas do ubezpieczeń oraz czy nasi najbliżsi zostali zgłoszeni do ubezpieczenia zdrowotnego. Możemy też przesyłać wnioski, dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe. Z nowoczesnych rozwiązań najczęściej korzystają przedsiębiorcy, ale swój profil posiada już nawet część seniorów.

Jak założyć konto? Trwa to tylko kilka minut. Można to zrobić w placówce ZUS lub samodzielnie w domu. Trzeba wtedy jednak dysponować profilem zaufanym ePUAP, podpisem kwalifikowanym lub kontem w bankowości elektronicznej. Szczegółowa instrukcja znajduje się na stronie internetowej PUE.

Telefonicznie lub mailowo

Zakład Ubezpieczeń Społecznych od 2012 roku obsługuje swoich klientów także poprzez Centrum Obsługi Telefonicznej. To bardzo popularna forma kontaktu. Konsultanci odebrali w I półroczu 1,85 mln. połączeń. Jeżeli zadzwonimy do COT (tel. 22 560 1600) w sprawie ogólnej, to otrzymamy informacje i porady oderwane od konkretnego przypadku. Będzie to więc w dużej mierze przedstawienie przepisów prawa. Jednak gdy interesują nas szczegółowe, spersonalizowane dane, np. dotyczące wypłacanych nam świadczeń, to konieczne jest uwierzytelnienie osoby dzwoniącej. Aby było to możliwe wystarczy posiadać konto na PUE oraz aktywować usługę kontaktu przez infolinię. Wtedy można już uzyskać pełną informację w swojej sprawie.

Część usług COT jest dostępna przez 24 godziny na dobę za pośrednictwem automatycznego systemu informacyjnego. Natomiast konsultanci są do dyspozycji klientów od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do 18.00. Z ZUS można skontaktować się również za pomocą komunikatora Skype.

COT obsługuje też wiadomości mailowe. W przypadku pytań ogólnych należy korzystać z poczty elektronicznej (adres to cot@zus.pl). Jeżeli natomiast potrzebujemy informacji w sprawie indywidualnej, to należy użyć formularza kontaktowego na PUE. W przeciwieństwie do poczty elektronicznej można podać w nim szczegółowe dane, ponieważ PUE gwarantuje pełne bezpieczeństwo przekazywanych informacji. Wiadomości mailowych jest mniej niż połączeń telefonicznych, ale liczba także robi wrażenie. W I półroczu konsultanci COT odpowiedzieli aż na 300 tys. elektronicznych zapytań.

Wizyty w urzędach trzymają się mocno

Niektórzy klienci wciąż opierają się przed korzystaniem z możliwości, które zapewnia e- administracja. Przyczyn być może należy szukać w obawach przed popełnieniem błędu przy wykonywaniu czynności technicznych. Ta pewnego rodzaju niechęć do nowoczesnych rozwiązań może także wynikać z przyzwyczajeń - spotkanie twarzą w twarz, cenione zwłaszcza przez osoby starsze, oraz zaufanie, jakim darzą urzędników, wpływa na postrzeganie wizyty w urzędzie jako najbezpieczniejszej i najbardziej komfortowej formy kontaktu. Potwierdzają to dane liczbowe. Pracownicy ZUS w Płocku obsłużyli w I półroczu ponad 56 tys. klientów. W Ostrołęce było to około 29 tys. osób., w Siedlcach niemal 40 tys., a w Radomiu aż 81 tys. Powyżej 20 tys. obsłużonych klientów w I półroczu odnotowały także placówki ZUS w takich miastach jak Ciechanów, Mława, Wyszków, Grójec, Garwolin i Mińsk Mazowiecki.