Zgodnie z Kodeksem pracy telepraca to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Przepisy zawierają wytyczne dotyczące m.in. obowiązków pracodawcy i pracownika, kwestii udostępniania środków pracy oraz warunków świadczenia telepracy. Szczegółowe warunki – zgodnie z kodeksem – powinny być określane w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie, a zlecenie telepracy powinno opierać się na zgodzie obu zainteresowanych stron. Praca zdalna – rozumiana jako bardziej elastyczna forma telepracy – do tej pory nie była uregulowana prawnie.

– Telepraca jest pewną odmianą pracy zdalnej i być może z tego powodu rząd wpisał do nowego projektu [Kodeksu pracy – red.] bardzo wiele rozwiązań funkcjonujących dotychczas w odniesieniu do telepracy. Nie jest to korzystne, bo wiele tych przepisów było bardzo sformalizowanych, co powodowało, że w praktyce zasięg telepracy nie był znaczny. Pracodawcy bali się uzgadniania regulaminów, zawierania porozumień ze związkami zawodowymi oraz tego, że nie sprostają tak dużym wymogom formalnym – wyjaśnia w rozmowie z agencją Newseria Biznes Wojciech Bigaj, partner w Kancelarii Baran Książek Bigaj.

Zgodnie z propozycjami przepisów charakter pracy zdalnej będzie miało wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem świadczenia pracy określonym w umowie o pracę lub wskazanym przez pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Gumtree.pl, 85 proc. pracowników uważa, że praca zdalna powinna być uregulowana nie tylko w treści umów, ale i w Kodeksie pracy. Wskazują oni, że doprecyzowania wymagają aspekty takie jak sposób rozliczania pracy zdalnej (69 proc.), jej wymiar godzinowy (66 proc.), ustalenie zasad korzystania ze służbowego sprzętu (59 proc.), a także wymóg uregulowania pracy zdalnej w umowie (55 proc.).

– Kodeks pracy jest ustawą o specyficznym charakterze. Zazwyczaj formę kodeksu przyjmują te akty prawne, które w sposób kompleksowy regulują pewne zagadnienia. Natomiast z racji tego, że prawo pracy może być regulowane również w inny sposób, poprzez zwykłe ustawy, nie jest to wymogiem niezbędnym, ale wydaje się uzasadnione – wyjaśnia partner w Kancelarii Baran Książek Bigaj.

Tym bardziej że wiele firm – mimo kilku miesięcy funkcjonowania w nowych warunkach – wciąż nie sformalizowało kwestii pracy zdalnej, nie znalazła ona odzwierciedlenia np. w postaci aneksów do umów. Podczas jesiennej fali badania Gumtree.pl tylko czterech na dziesięciu pracowników umysłowych deklarowało, że możliwość pracy poza biurem jest w ich firmie uregulowana na piśmie, podobny odsetek wskazał na uregulowanie ustne.

To może świadczyć o tym, że pracodawcy czekają na wprowadzenie tych kwestii do Kodeksu pracy. Chociaż możliwość sformalizowania zasad mają od czerwca, kiedy zostały przyjęte przepisy tarczy 4.0.

– Dotąd bardzo często pracodawcy na własną rękę w regulaminach pracy wprowadzali rozwiązanie, które polegało na tym, że pracownik np. po powrocie z podróży służbowej w późnych godzinach mógł następnego dnia pracować zdalnie. Nowa ustawa umożliwi złożenie takiego wniosku nie tylko w określonej sytuacji, ale też w razie każdej potrzeby wynikającej ze spraw osobistych. Projekt ustawy nie wskazuje i nie ogranicza przypadków, kiedy praca zdalna mogłaby być wykonywana. Jest to rozwiązanie zdecydowanie lepsze niż ograniczenie pracy zdalnej tylko do regularnego wykonywania telepracy – wyjaśnia radca prawny.

Jak podkreśla, po doświadczeniach z okresu pandemii można przyjąć, że w zasadzie każda praca biurowa, która jest możliwa do świadczenia za pomocą telefonu, komputera itp., powinna być dostępna dla pracowników w formie zdalnej.

– W obecnej sytuacji, kiedy nie widać końca pandemii koronawirusa, czy też w przyszłości, jeśli pojawią się inne wirusy, a nawet zwykła grypa, jest to rozwiązanie zdecydowanie pożądane – podkreśla Wojciech Bigaj.

Jego zdaniem proponowane zapisy wprowadzają jednak dużo formalności, co może zniechęcać pracodawców. Praca zdalna wymaga zawarcia porozumień najpierw ze związkami zawodowymi, a później z pracownikiem, czyli znów pojawia się bariera w postaci zbyt wielu regulacji.

– Praca zdalna miała być rozwiązaniem, które uelastyczni zatrudnianie pracowników, a tego warunku nowe przepisy nie spełniają. Jednak nowością, o którą apelowali praktycy, są uregulowania dotyczące kosztów ponoszonych przez pracownika w związku ze świadczeniem telepracy, najczęściej we własnym mieszkaniu lub domu. W odniesieniu do telepracy nie było tych regulacji i powstawały wątpliwości, jak ma wyglądać podział kosztów i czy w ogóle pracownikowi należy się ich zwrot. Rozwiązanie, które zostało właśnie zaproponowane, to krok w dobrym kierunku – ocenia partner w Kancelarii Baran Książek Bigaj.

Według nowych rozwiązań pracodawca będzie zobowiązany zapewnić pracownikowi odpowiednie i bezpieczne narzędzia do wykonywania pracy. Strony mogą porozumieć się co do korzystania przez pracownika z własnego sprzętu lub materiałów. W takim przypadku będzie mu przysługiwał ekwiwalent pieniężny, uwzględniający stopień zużycia sprzętu czy materiałów, ich ceny rynkowe czy ilość zużytego materiału.