Od 16 lutego obowiązuje rozporządzenie PE i Rady (2016/1191) w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli. Jego celem było uproszczenie procedur wzajemnego uznawania dokumentów przez urzędy w państwach Unii Europejskiej, m.in. przez zniesienie wymogu legalizacji i apostille do niektórych dokumentów.

„Rozporządzenie 2016/1191będzie bezpośrednio stosowane, nie ma zatem konieczności wdrażania go do polskiego porządku prawnego, niemniej jednak dla umożliwienia jego stosowania jest konieczne przygotowanie odpowiednich przepisów” – wskazuje rząd w uzasadnieniu do projektu ustawy, którą przygotował.

Projekt wylicza dokumenty, do których stosuje się przepisy rozporządzenia 2016/1191, przez stworzenie katalogu z nazwami tych dokumentów obowiązującymi w przepisach prawa polskiego. Na liście znalazło się czterdzieści pozycji, w tym m.in. odpisy skrócone i zupełne aktu urodzenia, aktu małżeństwa i aktu zgonu oraz odpisy orzeczeń sądu o separacji czy rozwodzie.

Rozporządzenie PE wprowadziło obowiązek wydawania do wybranych dokumentów krajowych, na wniosek osoby otrzymującej taki dokument – wielojęzycznego standardowego formularza. Rządowy projekt ustawy określa katalog tych dokumentów (m.in. odpis skrócony aktu urodzenia czy zaświadczenie o stanie cywilnym), zasady składania wniosków o ich wydanie oraz sposób postępowania organów właściwych do ich wydania.

Wielojęzyczny formularz ma być wydawany jednocześnie z dokumentem urzędowym, do którego jest załączany. W projekcie przewidziano również możliwość wydania takiego formularza do już wydanego dokumentu urzędowego. Wówczas wielojęzyczny formularz ma być wydany bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia wniosku.

Znosząc wymóg legalizacji i apostille, rozporządzenie PE zapewniło państwom członkowskim narzędzie do weryfikacji autentyczności przedkładanych dokumentów. Chodzi o system IMI.

„W ramach weryfikacji w systemie IMI organ będzie mógł zapoznać się z zamieszczonymi wzorami dokumentów wydawanych przez inne kraje członkowskie lub wyjaśnić powstałe wątpliwości przez kontakt z organem innego państwa UE, który wydał przedkładany dokument” – przypomina rząd.

Zgodnie z rządowym projektem w Polsce organem odpowiedzialnym za odpowiedź na wniosek o udzielenie informacji będzie każdy organ, który wydał budzący wątpliwości dokument, np. w przypadku odpisu aktu stanu cywilnego – kierownik urzędu stanu cywilnego.

O udzielenie informacji za pośrednictwem IMI będzie mógł wystąpić np. organ rentowy, organ pomocy społecznej czy urząd pracy, jeżeli otrzyma dokument objęty zakresem rozporządzenia, wydany w innym państwie członkowskim i będzie miał wątpliwości co do jego autentyczności.