Do ich zadań najczęściej należą zadania biurowe. Wśród nich wymienić należy:
• porządkowane dokumentów i plików,
• edytowanie dokumentów,
• odbieranie telefonów,
• witanie gości,
• rezerwowanie sali i terminów konferencji,
• przetwarzanie faktur,
• pisanie notatek,
• tworzenie arkuszy kalkulacyjnych na potrzeby księgowości,
• prowadzenie mediów społecznościowych.

Aby zostać asystentem administracyjnym, można przejść odpowiednie szkolenie zdobyć certyfikat, chociaż certyfikacja na tym stanowisku nie jest obowiązkowa. Aby jednak pracować jako skuteczny asystent administracyjny, zawsze trzeba posiadać pewne szczególne umiejętności.

Umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej

Umiejętność komunikacji jest bardzo ważna w prawie każdej niszy biznesowej. Aby tworzyć e-maile i posty w mediach społecznościowych, musisz mieć dobre umiejętności komunikacji pisemnej. Ponadto musisz potrafić pisać przemówienia i listy, zachowując profesjonalny ton i wolną od błędów gramatykę. Te umiejętności zapewniają lepszą korespondencję biurową a pracodawca może je sprawdzić już na etapie procesu rekrutacji, gdzie może zorientować się, czy ma do czynienia z wykwalifikowaną osobą na podstawie zdań zawartych w jej eksperckim CV.

Asystenci administracyjni muszą komunikować się ze wszystkimi osobami w miejscu pracy. Regularnie kontaktują się z przełożonymi i współpracownikami. Ponadto komunikują się z klientami podczas seminariów. Asystenci ci wsłuchują się w potrzeby klientów i natychmiast na nie odpowiadają. Muszą zatem posiadać rozwinięte umiejętności werbalne, aby lepiej prowadzić rozmowy telefoniczne.

Umiejętność samodzielnej pracy

Asystent administracyjny musi posiadać tę umiejętność, aby przetwarzać ważne informacje i wykonywać zadania bez stałego nadzoru. Należy być pewnym swojej zdolności do prawidłowego wykonania każdej pracy bez czyjejś pomocy.

Skrupulatne umiejętności organizacyjne

Szczególnie administratorzy pracujący w środowisku biurowym muszą posiadać umiejętności organizacyjne. Brak umiejętności organizacyjnych może być przyczyną straty czasu. Pracownik jest zmuszony do wielokrotnego wykonywania określonych obowiązków. Jako asystent administracyjny możesz być zmuszony do zarządzania różnymi projektami. Wysoka organizacja pozwala zmniejszyć stres. Do głównych zadań asystenta należy prowadzenie kalendarza, zarządzanie systemami plików i przechowywanie ważnych dokumentów.

Wysokie zdolności adaptacyjne

Asystent administracyjny ma szeroki zakres obowiązków. Musi radzić sobie z różnymi sytuacjami i realizować wiele projektów jednocześnie. Wie, że sytuacja może się dynamicznie zmieniać, dlatego musi być w stanie natychmiast reagować.

Na przykład, szef biura nagle zapowiedział wyjazd, w związku z którym administrator musi być poza biurem przez około 2 tygodnie. Musi więc dokładnie zaplanować swój harmonogram i skutecznie komunikować się z innymi stronami, aby uniknąć negatywnych emocji. Musi podejmować decyzje w jak najkrótszym czasie.

Multitasking

Powszechnie uważa się, że wielozadaniowość obniża wydajność pracy. Ludzkie mózgi nie są w stanie wykonywać wielu zadań jednocześnie. Należy więc ustalić priorytety dla różnych czynności i wykonywać je po kolei. Na przykład, nie wolno tworzyć planu finansowego podczas prowadzenia rozmów handlowych. Jednak jednym z głównych obowiązków asystenta administracyjnego jest jednoczesna obsługa kilku mniejszych zadań. Zadania te należy wykonywać szybko i bez narzekania na obciążenie pracą.

Umiejętność zarządzania czasem

Profesjonalny asystent administracyjny musi posiadać umiejętności dobrego zarządzania czasem. Należy stworzyć harmonogram w taki sposób, by móc wykonywać zadania na czas. Można sprawdzać swoje listy rzeczy do zrobienia i efektywnie zarządzać czasem. Zadania można kończyć przed upływem terminu. Należy więc być punktualnym i dostosowywać swoje priorytety w razie nieprzewidzianych okoliczności.

Przywiązywanie wagi do każdego szczegółu

Trzeba skupić się na każdym mniejszym i większym szczególe. Umożliwi to np. zebranie brakujących podpisów, poprawienie błędów w e-mailu, a w szczególności terminowe wykonywanie powierzonych zadań. Wymiana informacji biznesowych jest bardzo delikatna, trzeba uważać na przekazywanie istotnych danych, czy poprawność adresów e-mail. Podczas wprowadzania danych należy unikać wszelkich błędów np. Podczas składania raportów, czy innych regularnych zadań, które należą do innych ważnych obowiązków.

Inteligencja emocjonalna

Inteligencja emocjonalna to umiejętność rozumienia innych i wpływania na ich emocje. Oznacza zdolność do rozumienia innych i wpływania na ich emocje. Asystenci administracyjni odnoszący sukcesy, są zawsze inteligentni emocjonalnie.

Wsłuchując się w emocje innych, mogą osiągać lepsze wyniki. Potrafią poradzić sobie z każdą sytuacją i każdą osobą. Dzięki inteligencji emocjonalnej są skuteczni w zarządzaniu innymi i przewidywaniu potrzeb swoich szefów. Gdy szef nie jest zadowolony, dobry administrator będzie próbował na różne sposoby zdobyć jego przychylność.

Kolejną zaletą posiadania inteligencji emocjonalnej jest to, że pozwala ona łatwo rozwiązywać wszelkie konflikty. Pracownik będzie potrafił dobrze radzić sobie ze stresem, co jest niezbędne do wykonywania pracy bez popełniania błędów.

Wiedza o etykiecie

Na stanowisku asystenta administracyjnego trzeba codziennie kontaktować się z wieloma osobami, porozumiewać się z pracownikami różnych szczebli. Komunikacja nie ogranicza się wyłącznie do kontaktów wewnętrznych. Do zadań administratora należy kontaktowanie się z dostawcami, zarządzanie połączeniami przychodzącymi i bezpośrednie rozmowy z pracownikami wysokiego szczebla.

Dlatego podczas rozmów musisz dbać o zachowanie etykiety. Dobre maniery pomogą Ci poradzić sobie z wieloma trudnymi sytuacjami.

Przewidywanie i prognozowanie

Najlepsi asystenci administracyjni nie zawsze potrzebują instrukcji od innych. Potrafią przewidzieć najskuteczniejsze rozwiązanie i zapobiegać potencjalnym problemom. Stanowią duży atut dla firmy, ponieważ menedżer lub szef w dużym stopniu mogą polegać na pracownikach administracji.

Umiejętność rozwiązywania problemów

Aby zostać kompetentny asystentem czy asystentką administracyjną, trzeba posiadać umiejętność rozwiązywania problemów. Harmonogramy pracy nigdy nie są stabilne, a każdego dnia można napotkać nowe wyzwania. Podczas napotykania przeszkody, należy myśleć szybko i kreatywnie. Utalentowana asystentka administracyjna z umiejętnością rozwiązywania problemów nigdy nie waha się prosić o pomoc. Umiejętność prowadzenie rzeczowej dyskusji, odporność na stres i kompromisowość to niektóre z ważnych aspektów zdolności rozwiązywania problemów.

Możesz zaszczepić w sobie te miękkie umiejętności, aby zostać asystentem administracyjnym. Te szczególne zdolności pozwolą Ci pokonać konkurentów i zapewnić sobie lepszą pracę.