6 typowych problemów księgowych, z jakimi zmagają się niewielkie firmy

Prowadzenie księgowości w małej firmie może wydawać się wyłącznie przykrym obowiązkiem, który zabiera czas na rozwijanie biznesu. Niewielu, zwłaszcza początkujących, przedsiębiorców zdaje sobie jednak sprawę, że rzetelne prowadzenie ksiąg procentuje nie tylko brakiem konsekwencji prawnych wynikających z błędów, ale także możliwością zyskania narzędzia do monitorowania kondycji finansowej działalności, dlatego tak ważne jest unikanie nieprawidłowości w tym obszarze. 

Nieterminowe rozliczenia

Jednym z najczęściej występujących błędów w małych firmach jest nieterminowe składanie deklaracji podatkowych oraz opóźnienia w płaceniu składek na ZUS. Przedsiębiorcy często odkładają te obowiązki na później, a w efekcie zapominają o granicznych terminach. Błędy tego typu prowadzą do naliczania odsetek i kar finansowych, a także obniżenia wiarygodności firmy w przypadku chęci pozyskania zewnętrznego finansowania.

Niekompletna dokumentacja

Równie często małe firmy zmagają się z brakami w dokumentacji księgowej. Niewystawione faktury, niepodpisane umowy lub zgubione rachunki sprawiają, że prowadzenie rzetelnych ksiąg staje się praktycznie niemożliwe. To z kolei przekłada się na większe obciążenia podatkowe wynikające z niższych wykazywanych kosztów uzyskania przychodów.

Błędna ewidencja kosztów

Prawidłowe klasyfikowanie wydatków to klucz do uniknięcia kontroli skarbowych i dotkliwych kar administracyjnych nie tylko w małych firmach. Błędy w przypisywaniu wydatków firmowych do odpowiednich kategorii mogą prowadzić do zawyżenia lub zaniżenia kosztów działalności, które wpływają na wysokość nie tylko podatku dochodowego, ale i składki zdrowotnej. Niewłaściwa ewidencja może także uniemożliwić prawidłowe rozliczenie podatku VAT.

Brak kontroli nad płynnością finansową

Częstym problemem w obszarze księgowości jest także brak skutecznej kontroli nad przepływem środków finansowych. Przedsiębiorstwa, które go nie monitorują, narażają się na kłopoty z płynnością finansową. Brak środków na pokrycie bieżących zobowiązań może z kolei prowadzić do zadłużenia, a w skrajnych przypadkach postępowania egzekucyjnego.

Nieprawidłowe naliczanie podatków i składek ZUS

Błędy w obliczaniu podatków dochodowych czy składek ZUS to kolejne wyzwanie, z którym borykają się małe firmy. Zmieniające się przepisy podatkowe oraz skomplikowane zasady rozliczania mogą prowadzić do nieprawidłowego naliczenia kwot należnych dla US czy ZUS-u. Skutkiem tego jest konieczność składania korekt deklaracji, a także dodatkowe koszty w postaci odsetek.

Niewłaściwe przechowywanie dokumentów

Prawidłowa archiwizacja dokumentacji księgowej to obowiązek, który wielu początkujących przedsiębiorców bagatelizuje. Brak wszystkich faktur, umów czy rachunków może stać się poważnym problemem w przypadku kontroli skarbowej. Posiadanie pełnej dokumentacji księgowej to wobec tego nie tylko wymóg prawny, ale i zabezpieczenie przed potencjalnymi sankcjami.

Co zrobić, aby uniknąć problemów księgowych?

Jednym z najlepszych sposobów na minimalizowanie błędów jest outsourcing usług księgowych. Zatrudnienie biura rachunkowego pozwala na powierzenie księgowości ekspertom, dzięki czemu prowadzona jest ona zgodnie z przepisami, a wszelkie rozliczenia są wykonywane terminowo. Doświadczeni księgowi, tacy jak biuro rachunkowe TAX z Bydgoszczy, potrafią nie tylko prowadzić księgi, ale również doradzać w zakresie optymalizacji podatkowej. 

Dobrym rozwiązaniem w przypadku małych firm jest również korzystanie z oprogramowań do automatyzacji procesów księgowych. Ułatwiają one prawidłowe generowanie faktur, a także regularne kontrolowanie kosztów i przychodów. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko popełnienia błędów.

Początkujący przedsiębiorcy, którzy chcą lepiej zarządzać finansami firmy, powinni natomiast zdecydować się na szkolenia z przepisów podatkowych i księgowych. Dzięki nim zyskają możliwość zrozumienia związanych z tymi zagadnieniami złożonych procesów, co z kolei przełoży się na minimalizacje popełnianych pomyłek. 

Problemy księgowe są częstym wyzwaniem dla małych firm, ale można im skutecznie zapobiegać, zatrudniając profesjonalne biuro księgowe. I choć wiąże się to z kosztami, które początkujący przedsiębiorcy starają się minimalizować, korzyści takiego rozwiązania przekładają się na jego opłacalność. Zapewnia ono przede wszystkim poprawne prowadzenie ksiąg, a co za tym idzie brak problemów wynikających z błędów.