Od 1 stycznia 2023 r. każdy płatnik składek ma obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS. Obowiązek posiadania tego profilu mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Po zmianach obowiązek ten dotyczy wszystkich płatników składek  – także właścicieli małych firm, czyli zatrudniających do 5 pracowników oraz tych, którzy płacą składki tylko za siebie. Płatnicy, którzy rozliczali składki w ZUS przed 1 stycznia 2023 r. i nie mieli  profilu na PUE ZUS, powinni go założyć do 30 grudnia 2022 r. Jeśli tego nie zrobili, to  ZUS założy im profile informacyjne płatnika składek.

Aby klient mógł zalogować się na swoje konto, musi uzyskać dane do logowania lub upoważnić pełnomocnika:
- w przypadku osoby fizycznej - login oraz jednorazowe hasło otrzyma podczas e-wizyty lub na sali obsługi klienta w dowolnej placówce ZUS,
- w przypadku upoważnienia pełnomocnika  - to pełnomocnik samodzielnie zakłada konto na PUE ZUS,
- jednoosobowa reprezentacja spółki - na podstawie danych wpisu KRS może zgłosić się do ZUS drogą telefoniczną, mailową, podczas e-wizyty, na sali obsługi klienta.

- Płatnikom, którzy nie założyli konta na PUE do końca roku, ZUS utworzy konto techniczne na podstawie dokumentów zgłoszeniowych złożonych do ZUS, ale to sam płatnik będzie musiał dokończyć proces rejestracji.  Aby klient mógł zalogować się na swoje konto, musi uzyskać dane do logowania. Login i jednorazowe hasło otrzyma podczas e-wizyty lub na sali obsługi klienta w dowolnej placówce ZUS – informuje Wojciech Ściwiarski, rzecznik prasowy ZUS w województwie mazowieckim.

Od 1 stycznia 2023 r. nie zmieniły się przepisy w zakresie sposobu składania dokumentów ubezpieczeniowych. Płatnik składek, zgłaszający do ubezpieczeń do 5 ubezpieczanych, nadal ma możliwość przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych (w tym deklaracji rozliczeniowych) w formie papierowej.

- Zachęcamy wszystkich, a szczególnie płatników składek do korzystania z elektronicznej formy kontaktu z ZUS. Istnieją przepisy, które wskazują, że jedynym sposobem przekazywania do ZUS wniosków jest forma elektroniczna. Za pośrednictwem PUE ZUS składane są wnioski o świadczenia rodzinne. Trzeba też pamiętać, że na profil płatnika trafiają zwolnienia lekarskie oraz korespondencja, którą ZUS wysyła do płatników składek – dodaje rzecznik.

Przedsiębiorcy nie muszą obsługiwać swojego profilu samodzielnie, mogą kogoś upoważnić do dostępu do profilu płatnika poprzez formularz pełnomocnictwa (ZUS PEL). Osoba, której płatnik składek udzieli upoważnienia musi najpierw zarejestrować swoje konto na PUE, a potem na podstawie pełnomocnictwa otrzyma dostęp do profilu jako płatnik.

Warto też zaznaczyć, że na PUE ZUS płatnicy mają dostęp do wielu istotnych informacji. Dostępne są m.in:
- informacje o saldzie bieżącym oraz saldzie miesięcznym, które pokazują stan opłaconych składek do ZUS,
- informacje o należnych do opłacenia składkach oraz o dokonanych wpłatach,
- informacja roczna dla płatnika składek,
- deklaracje rozliczeniowe, które płatnik wysłał do ZUS,
- lista osób zgłoszonych do ubezpieczeń,
- lista pracowników na zwolnieniu lekarskim.