Zasiłek pogrzebowy to nic innego jak zwrot poniesionych kosztów pogrzebu. O zwrot kosztów pogrzebu może do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wystąpić nie tylko rodzina, ale także każda osoba i instytucja, która te koszty udokumentuje. Tak, więc w sytuacji, gdy za pochówek zapłaci np. dom pomocy społecznej, gmina lub pracodawca zasiłek przysługuje tym podmiotom w wysokości udokumentowanych kosztów pogrzebu, nie wyższych jednak niż 4 tysiące złotych.

- Wysokość zasiłku pogrzebowego wynosi 4 tys. zł, choć nie w każdym przypadku.  Jeżeli pogrzeb organizuje członek rodziny, zasiłek przysługuje w pełnej wysokości bez względu na wysokość poniesionych kosztów pogrzebu, czyli 4 tys. zł. Jeżeli pogrzeb organizuje ktokolwiek inny np. dom pomocy społecznej, lub osoba, która nie jest członkiem rodziny to zasiłek jest wypłacany w wysokości poniesionych kosztów związanych z pochówkiem, nie wyższych jednak niż 4 tys. zł. – mówi Wojciech Ściwiarski, rzecznik prasowy ZUS w województwie mazowieckim.

W sytuacji, gdy koszty pokryje więcej niż jedna osoba lub podmiot, zasiłek pogrzebowy ulega podziałowi między te osoby lub podmioty - proporcjonalnie do poniesionych kosztów pogrzebu. Natomiast jeżeli pogrzeb organizowany był na koszt państwa, organizacji politycznej lub społecznej, lecz członek rodziny poniósł również część jego kosztów, zasiłek pogrzebowy przysługuje temu członkowi rodziny w pełnej kwocie 4 tys. zł. 

Zasiłek pogrzebowy przysługuje w razie śmierci: osoby mającej ustalone prawo do emerytury lub renty, osoby mającej ustalone prawo do emerytury pomostowej, ubezpieczonego, w tym ubezpieczonego z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia, osoby mającej ustalone prawo do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, osoby, która zmarła w okresie pobierania zasiłku chorobowego albo świadczenia rehabilitacyjnego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia, członka rodziny rencisty i emeryta.

Prawo do zasiłku pogrzebowego wygasa w razie niezgłoszenia wniosku o jego przyznanie w okresie 12 miesięcy od dnia śmierci osoby, po której zasiłek przysługuje. Chyba, że zgłoszenie wniosku w tym terminie było niemożliwe z powodu późniejszego odnalezienia zwłok lub zidentyfikowania osoby zmarłej albo z innych przyczyn całkowicie niezależnych od osoby uprawnionej. Wówczas prawo do zasiłku wygasa po upływie 12 miesięcy od dnia pogrzebu.

Podstawowymi dokumentami wymaganymi do wypłaty zasiłku pogrzebowego są wniosek o wypłatę zasiłku pogrzebowego, skrócony odpis aktu zgonu albo odpis zupełny aktu urodzenia dziecka z adnotacją, że dziecko urodziło się martwe, oryginały rachunków poniesionych kosztów pogrzebu, a jeżeli oryginały zostały złożone w banku - kopie rachunków potwierdzone przez bank za zgodność z oryginałem, dokumenty potwierdzające pokrewieństwo lub powinowactwo zgłaszającego wniosek z osobą zmarłą (skrócone odpisy aktów stanu cywilnego lub dowód osobisty zawierający wymagane dane), zaświadczenie płatnika składek o podleganiu ubezpieczeniu w dniu śmierci (w przypadku, gdy zmarła osoba ubezpieczona lub członek rodziny osoby ubezpieczonej), nie dotyczy to osób prowadzących działalność na własny rachunek oraz osób z nimi współpracujących.

Jeśli do wniosku o zasiłek pogrzebowy nie został dołączony akt zgonu, ZUS pozyska go we własnym zakresie elektronicznie. Stanie się to jednak tylko w przypadku, gdy wnioskodawcą w sprawie o zasiłek pogrzebowy jest członek rodziny osoby zmarłej. Aby ZUS mógł uzyskać potrzebny odpis aktu zgonu, musi otrzymać od osoby wnioskującej o zasiłek dane zmarłego, które umożliwią urzędowi stanu cywilnego identyfikację osoby, której odpis dotyczy tj. imię i nazwisko, numer PESEL,  datę zgonu. Jeśli numer PESEL nie został nadany osobie zmarłej, należy wpisać miejscowość zgonu.