Z opłatami czy bez?

Udostępniając pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych, najkorzystniej jest już na początku określić dokładne zasady jego użytkowania, gdyż pozwala to uniknąć w przyszłości wielu nieporozumień. W tym celu warto ustalić regulamin używania pojazdu zawierający informacje dotyczące rozliczania kosztów użytkowania samochodów służbowych, systemu nagród i kar. Warto także zaznaczyć, iż dając możliwość korzystania z auta firmowego w celach prywatnych, pracodawca musi zadecydować czy będzie to robił nieodpłatnie czy też pracownik zostanie zobowiązany do regulowania kosztów poniesionych z tego tytułu. Decyzja ta ma kluczowe znaczenie dla finansów przedsiębiorstwa, ponieważ udostępnienie pracownikowi samochodu  służbowego w celach prywatnych powoduje, iż po stronie pracownika powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia. Pracodawca jako płatnik podatku PIT powinien doliczyć wartość tego świadczenia do przychodu pracownika do przychodów ze stosunku pracy. W przypadku konieczności wnoszenia opłat za użytkowanie auta w celach prywatnych, najprostszą metodą na uregulowanie wspominanej kwestii jest zawarcie z pracownikiem dodatkowej umowy cywilnoprawnej, w której z góry zostaną określone się wysokości opłat. Decydując się na to rozwiązanie pracodawca zyskuje się dowolność zarówno w kwestii zasad wykorzystywania, jak i kosztów tego przedsięwzięcia dla każdej ze stron.

Jak kontrolować?

Jednym z najbardziej popularnym sposobem na kontrolowanie wykorzystywania auta firmowego jest montaż monitoringu pojazdów. Urządzenia te oprócz możliwości sprawdzenia liczby przejechany kilometrów posiadają wiele dodatkowych funkcji, dzięki którym fleet managerowie są w stanie sprawnie zarządzać powierzona im flotą aut. Co ważne, do dyspozycji otrzymują oni systemy pozwalające na analizę wielu aspektów związanych z użytkowaniem samochodów, a to z kolei pozwala na optymalizację kosztów ponoszonych na samochody służbowe. - Dysponując  odpowiednim systemem do zarządzania flotą, fleet manager zyskuje możliwość optymalizacji kosztów użytkowania pojazdów czy też zmniejszenia zużycia paliwa, chociażby przez kontrolę wykorzystania pojazdów służbowych w celach prywatnych, a to przekłada się na realne oszczędności dla firmy - mówi Małgorzata Słodownik, manager działu handlowego monitoringu pojazdów Flotis.pl.

Dodatkowe opłaty

Aby zminimalizować koszty związane z wykorzystaniem przez pracowników służbowych pojazdów w celach prywatnych można udostępnić auto za świadczenie w naturze, które wchodzi w skład wynagrodzenia pracownika. W tym przypadku powinno być ono uznane jako przychód pracownika podlegający opodatkowaniu, a jego wartość wliczona do podstawy składki ZUS. Natomiast jeśli zostanie ustalona odpłatności za wykorzystywanie samochodu służbowego w celach prywatnych nie ma podstaw do określenia przychodu pracownika. W zaistniałej sytuacji można uniknąć opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz obciążenia składkami na ubezpieczenie społeczne. Należy jednak pamiętać, iż powstałe  kwoty opłat będą stanowić dochód przedsiębiorstwa podlegający opodatkowaniu.