Po pierwsze: Znajomości nie zaszkodzą

Chodzi oczywiście o zaznajomienie się ze wszystkimi rodzajami pism krążącymi po firmie. Osoba odpowiedzialna za obieg informacji powinna wiedzieć iloma mniej więcej dokumentami obraca dana firma i czego one dotyczą. Każda umowa, faktura, list czy zlecenie mają swoją specyfikę, którą warto poznać. - Taka wiedza zaprocentuje w przyszłości, kiedy przyjdzie pora na opracowanie zasad dotyczących procesowania dokumentów – zapewnia Weronika Florkowska executive assistant z firmy PrimeSoft Polska, lidera polskiego rynku workflow.

Po drugie: Szczęśliwi czas liczą

Ile czasu średnio zajmuje praca z różnymi typami dokumentów? Odpowiedź na to pytanie pozwoli na optymalne zorganizowanie dnia pracy. Tradycyjne obliczanie czasu potrzebnego np. na zajęcie się fakturą może trwać bardzo długo i nie dać satysfakcjonujących rezultatów. Z pomocą przyjść może nowoczesna technologia. Popularny wśród przedsiębiorców system elektronicznego zarządzania dokumentami V-Desk pozwala w szybki sposób sprawdzić ilość czasu potrzebną na wykonanie określonych zadań. Dzięki temu będzie można opracować bardziej wydajny sposób na obieg dokumentacji.

Po trzecie: I kto tu rządzi

Obojętnie czy chodzi o zarządzanie dostawami, transportem czy dokumentami – zawsze powinna zostać wyznaczona osoba odpowiedzialna za cały proces, albo jego precyzyjnie określoną część. Na przykład: pracownik A przyjmuje fakturę, pracownik B jest odpowiedzialny za jej akceptację. Jasny podział zadań umożliwia sprawne działanie i właściwie eliminuje ryzyko kompetencyjnych sporów. Elektroniczny obieg dokumentów upraszcza także ten aspekt funkcjonowania firmy. W wirtualnej przestrzeni jasno widać kto zajmuje się danym dokumentem obecnie, a kto robił to wcześniej. Tylko kilka kliknięć dzieli osobę kierującą projektem od sprawdzenia na którym etapie znajduje się konkretny dokument. Jak wynika z danych firmy PrimeSoft Polska, monitoring działań redukuje o 43 procent liczbę błędów popełnianych przez użytkowników systemu. 

Po czwarte: strzeżonego...

Bezpieczeństwo przechowywania danych to temat rzeka. Jakie zagrożenia czyhają na dokumenty? Są to przede wszystkim zagubienie, zniszczenie, wyciek na zewnątrz. Wszystkie trzy są groźne nie tylko dla wyników finansowych firmy ale także dla jej wizerunku. Elektroniczne archiwum dokumentów w znaczący sposób podnosi poziom bezpieczeństwa danych. Do systemu mają dostęp tylko upoważnione osoby, wirtualny dokument nie zgubi się gdzieś na dnie szafy, nikt nie zaleje go kawą. Sporo korzyści daje także elektroniczne archiwum, które przechowuje zgromadzone przez przedsiębiorstwo dane. Ten rodzaj archiwum gwarantuje nie tylko bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale także pozwala na zaoszczędzenie znaczących powierzchni magazynowych.

Po piąte: Bieg na orientację

Zarządzanie obiegiem dokumentów może przypominać bieg na orientację – cały czas trzeba być uważnym i dobrze zorganizowanym. System zarządzania powinien być stały i … elastyczny zarazem. Z jednej strony musi bowiem dawać pracownikom poczucie bezpieczeństwa i spokoju, z drugiej musi odpowiadać na dynamiczne zmiany zachodzące w na zewnątrz i w samej organizacji. Z tego względu konieczny jest stały monitoring zachodzących procesów. Systemy takie jak V-Desk, umożliwiają bieżącą kontrolę nad obiegiem dokumentów, umożliwiając jednocześnie szybką reakcję w przypadku zmian, problemów czy niespodziewanych potrzeb.