Jak regulować politykę flotową?

Koszty ponoszone przez firmy na utrzymanie floty pojazdów stanowią znaczną część wydatków. Dlatego coraz  więcej  przedsiębiorców  uświadamia  sobie,  jak  ważna jest optymalizacja nakładów związanych z  posiadaniem parku samochodów służbowych. Dzięki odpowiednio prowadzonej polityce flotowej oraz  doborowi narzędzi można usprawnić i uprościć zarządzanie flotą aut. Należy pamiętać, że poprzez politykę flotową rozumie się także warunki powierzania pracownikom samochodów służbowych, rozliczania kosztów, system nagród i kar związanych z używaniem służbowych aut. Wszystkie wspomniane kwestie pracodawca może ustalić przez zawarcie umowy o powierzeniu samochodu służbowego - odrębnie dla każdego pracownika lub każdorazowo przed powierzeniem samochodu. Najlepszym rozwiązaniem w tym zakresie jest sporządzenie regulaminów używania samochodów służbowych. Ustalenie regulaminu posłuży stworzeniu przejrzystych, obiektywnych i znanych wszystkim pracownikom zasad oraz rozwieje ewentualne wątpliwości dotyczące rozliczania kosztów związanych z eksploatacją aut.

Co powinien zawierać regulamin?

Z uwagi na ogromną dowolność kształtowania treści regulaminów używania samochodów służbowych oraz różną specyfikę przedsiębiorstw, nie jest możliwe stworzenie uniwersalnego regulaminu. Można natomiast wskazać, że regulacje powinny dotyczyć:

• sposobu powierzenia pracownikowi przez pracodawcę samochodu służbowego i jego przyjęcia,
• zasad użytkowania, w tym w szczególności związane z tym obowiązki pracownika (np. dotyczące dokonywania przeglądów samochodu), ewentualnie - ograniczenia dotyczące użytkowania (np. dzienne, tygodniowe, miesięczne limity kilometrów, terytorialne ograniczenie uprawnienia do używania samochodu),

• zasad postępowania w sytuacji zdarzeń drogowych (stłuczek i wypadków),

• zasad rozliczeń za używanie samochodu do celów prywatnych. Warto stworzyć konkretny katalog obowiązków pracownika. Katalog powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące obowiązków (np. obowiązek kontroli stanu płynów w samochodzie przynajmniej jeden raz w tygodniu, obowiązek natychmiastowego informowania pracodawcy o każdej usterce samochodu).

Kary czy nagrody?

Warto zaznaczyć, że w przypadku postępowania sprzecznego z umową czy regulaminem użytkowania samochodu służbowego pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za powstałe zaniedbania. Warto zaznaczyć, że efektywnemu funkcjonowaniu floty może pomóc wdrożenie systemu kar i nagród oraz środków dyscyplinujących, co może znacznie wpłynąć na zmniejszenie strat powstających w wyniku codziennego użytkowania aut służbowych. W przypadku wyrządzenia szkody pracownik może zostać zobowiązany do jej naprawienia, utracić prawo do użytkowania samochodu służbowego czy też otrzymać zakaz korzystania z auta w celach prywatnych. - Wprowadzając system nagród fleet manager zyskuje możliwość motywacji pracowników do odpowiedniego wypełniania obowiązków i dbania o powierzone im auto w należyty sposób- mówi Małgorzata Słodownik manager działu handlowego monitoringu pojazdów Flotis.pl. - Idąc tym tropem, do naszego systemu monitoringu pojazdów wprowadziliśmy funkcjonalność asystenta kierowcy, który informuje m. in. o sytuacji na trasie, fotoradarach, kontrolach drogowych czy też aktualnych czasach przejazdu – dodaje M. Słodownik. Warto dodać, że pracodawca może także w ramach nagrody np. zmienić auto na lepszy model, dać prawo wyboru samochodu służbowego czy też dać prawo pierwokupu przy odsprzedaży auta.