Istnieje wiele sposobów na ocenianie i motywowanie pracowników. Silnym trendem, który utrzymuje się już od dłuższego czasu jest inwestowanie w nowoczesne programy ułatwiające ewaluację załogi. Na (finansowe) szczęście pracodawcy wiele z nich jest praktycznym dodatkiem do innych systemów. Integracja kilku funkcjonalności jest nie tylko finansowo opłacalna, ale także logiczna z punktu widzenia osób zarządzających. Ewaluację pracowników a nawet całych działów firmy umożliwia na przykład elektroniczny obieg dokumentów. Taki system pozwala zamienić dokument papierowy na jego elektroniczny odpowiednik. Od tego momentu funkcjonuje on w wirtualnej przestrzeni. Ma to swoje znaczące konsekwencje dla zarządzania dokumentami oraz dla samych pracowników. Dariusz Jarczyński z PrimeSoft Polska, lidera rynku workflow i DMS, uważa, że elektroniczny obieg  jest  bardzo pomocnym narzędziem w zarządzaniu  - Pracodawca otrzymuje raporty ze wskaźnikami wydajności pracowników, z których  jasno wynika kto, czym i kiedy się zajmował – tłumaczy Jarczyński i dodaje - System tego rodzaju  umożliwia kontrolę czasu jaki pracownicy poświęcają na wykonanie poszczególnych zadań.

Gdzie jesteś?

System opisany wyżej sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie miejsce ma zarządzenie dokumentami i ich procesowanie. Sytuacja taka nie dotyczy jednak wszystkich firm albo obejmuje tylko niektóre ich działy. Metoda badania wydajności pracowników zależy w dużej mierze od branży w jakiej działa organizacja. Swój sposób kontrolę realizacji zadań mają osoby zarządzające flotą pojazdów. Kierowcy przez większość czasu przebywają poza biurem, więc trudno zbadać ich wydajność na miejscu. Dlatego z pomocą przychodzi technologia GPS. Dzięki niej można sprawdzić, które miejsca i na jak długo odwiedził dany pracownik poruszający się służbowym samochodem. Małgorzata Słodownik manager działu handlowego monitoringu pojazdów Flotis.pl –  Możemy przekonać się czy handlowiec odwiedził wszystkie przewidziane w planie punkty i jak długo trwały jego przerwy. Przydatne są także informacje dotyczące wykorzystywania samochodów służbowych w prywatnych celach – zauważa.

Kto oprze się pokusie?

Kawa, ciasteczko, rozmowa z koleżanką na facebooku. Na pracowników czyha wiele pokus odwracających uwagę od głównych zadań. Trudno się temu dziwić: w końcu nie sposób utrzymać zwiększoną koncentrację przez całe 8 godzin spędzane w pracy. Z drugiej strony, wyraźny spadek wydajności i ewentualne opóźnienia na pewno nie przypadną do gustu przełożonemu. Nie warto jednak postrzegać systemów analizujących wykonane zadania jako złowrogiego narzędzia. Jego działanie może być przydatne także dla nas samych, bo dzięki zdobytej wiedzy będziemy mogli lepiej zaplanować naszą pracę. Co ważne, systemy mierzące efektywność ułatwiają obiektywne ocenianie pracowników i są pomocne przy opracowywaniu systemu wynagrodzeń i premiowania. Mogą okazać się naszym sojusznikiem, kiedy będziemy ubiegać się o awans czy podwyżkę.