Dane zamieszczone na stronie internetowe Ministerstwa Gospodarki mówią, że w sierpniu 2012 liczba kwalifikowanych certyfikatów, które umożliwiają składanie e-podpisu wyniosła 260 tysięcy. To mniej więcej tyle i ile mieszkańców ma miasto wielkości Częstochowy. Koszt umożliwiający korzystanie z elektronicznego podpisu kształtuje się w granicach 300 złotych. Zdaje się, że nie przekonują nas nawet korzyści płynące z posiadania e-podpisu. Na pierwszym miejscu należy zwrócić uwagę na bezpieczeństwo, ponieważ znacznie trudniej jest podrobić podpis elektroniczny niż jego pisemny odpowiednik. – Warto też zauważyć, że dzięki e-podpisowi procesowanie dokumentów w przestrzeni wirtualnej jest efektywniejsze – komentuje Dariusz Jarczyński dyrektor operacyjny PrimeSoft Polska – Co ważne, podpis elektroniczny umożliwia jednoznaczną identyfikację podmiotu/osoby zatwierdzającej dokument – dodaje Jarczyński.  Rozwiązanie to ułatwia codzienne zarządzanie przedsiębiorstwem, zwłaszcza jeżeli chodzi o przyspieszenie obiegu informacji. Oznacza to, że koniec końców, stosowanie e-podpisu powinno pozytywnie wpłynąć na wynik finansowy przedsiębiorstw.

Kluczą na dwa sposoby

Biorąc pod uwagę powyższe informacje, może warto sprawdzić, co trzeba zrobić aby posługiwać się e-podpisem? Przed poznaniem procedur trzeba pamiętać, że ściśle rzecz biorąc istnieją dwa podpisy elektroniczne: „zwykły” oraz „bezpieczny podpis elektroniczny”. Zwykły e-podpis służy do potwierdzenia tożsamości autora dokumentu przesyłanego drogą elektroniczną. Występuje np. w systemach bankowych czy wnioskach typu e-government. Z kolei bezpieczny podpis elektroniczny,  to taki rodzaj podpisu, który jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej podpis. Sporządza się go przy pomocy tylko tej osobie dostępnych urządzeń i danych. Co rożni oba rodzaje podpisów?  Bezpieczny podpis  musi mieć odpowiednią strukturę i powstać z użyciem właściwych algorytmów typograficznych – czyli tzw. kluczy prywatnych i publicznych  o których jeszcze będzie mowa.

Na początku: osobiście

Pierwszym  krokiem w stronę e-podpisu jest otrzymanie odpowiedniego certyfikatu. Certyfikat kwalifikowany przysługuje tylko osobom fizycznym i przypisany jest do bezpiecznego podpisu elektronicznego. Zawiera on dane pozwalające jednoznacznie wskazać użytkownika bezpiecznego podpisu. Certyfikat kwalifikowany mogą wydać tylko te podmioty, które zostały wpisane do specjalnego rejestru prowadzonego przez Ministerstwo Gospodarki. Obecnie są to: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych, Unizeto Technologies, MobiCert, Enigma S.O.I.  Z kolei certyfikat niekwalifikowany łączy się ze zwykłym podpisem elektronicznym i mogą oferować go różne podmioty. Oczywiście, w celu otrzymania certyfikatu kwalifikowanego należy osobiście potwierdzić swoją tożsamość oraz podpisać odpowiednią umowę dotyczącą świadczenia usług certyfikacyjnych. Zwykle trwa ona rok lub dwa i można ją potem odnawiać.

Zestaw, który poszerza e-horyzotny

Sama konstrukcja e-podpisu opiera się na algorytmach szyfrowania, które zawierają w sobie klucz prywatny i klucz publiczny. Służą one bezpiecznemu elektronicznemu podpisywaniu dokumentów. Klucz prywatny znajduje się w pieczy użytkownika-właściciela, który powinien zatroszczyć się o jego bezpieczeństwo. Klucz publiczny zawiera informacje o właścicielu udostępniany jest zainteresowanym, tak aby można było zweryfikować prawdziwość podpisu. Można powiedzieć zatem, ze klucz prywatny służy do składania podpisu a klucz publiczny pozwala go szybko zweryfikować. Typowy zestaw umożliwiający skorzystanie z e-podpisu składa się z karty kryptograficznej z czytnikiem lub tokenem, certyfikatu, oprogramowania, instrukcji obsługi.

Gdzie i w jakich sytuacjach  e-podpis może okazać się przydatny?
- kiedy podpisujemy umowy w formie elektronicznej,
- kiedy chcemy złożyć podania do organów administracji publicznej (przynajmniej niektóre z nich),
- kiedy podpisujemy faktury elektroniczne,
- kiedy składamy deklaracje podatkowe,
- kiedy dokonujemy zgłoszeń ubezpieczenia społecznego,
- kiedy składamy wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego,
- kiedy chcemy rejestrować działalność gospodarczą