Czas jest zróżnicowany, ale bezwzględny

Przepisy dotyczące zasad archiwizowania rozmieszczone są w różnych aktach normatywnych, co nie ułatwia przedsiębiorcom życia. Z ich punktu widzenia warto zwrócić szczególną uwagę na dokumenty podatkowe, pracownicze i związane z ZUS. Jak wygląda to w praktyce? Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości oraz Ordynacją podatkową, dokumentację podatkową trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumenty związane z ZUS dzielą się na trzy zasadnicze grupy (zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze), które różnią się między sobą jeżeli chodzi o czas w jakim trzeba je archiwizować. Dla przykładu: deklaracje składane do ZUS trzeba przechowywać przez 10 lat. Wygląda to dosyć skomplikowanie, jednak warto pamiętać, że okiełznanie dokumentacji wcale nie musi skończyć się fiaskiem, wystarczy tylko dobrze przygotować się na to na starcie.

Złap archiwum w sieć

Na szczęście dla przedsiębiorców którzy są za pan brat z techniką, ustawodawca przewidział w art. 73 Ustawy o Rachunkowości możliwość szerokiego wykorzystania dokumentacji elektronicznej. – Prawo, które nadąża za rzeczywistością to prawo przyjazne ludziom – mówi Dariusz Jarczyński z firmy PrimeSoft Polska działającej w branży IT – Dokumenty w formie elektronicznej można bezpiecznie i szybko zarchiwizować stąd rosnąca popularność tego rodzaju usług –  dodaje Jarczyński. Faktem jest, że coraz większe obszary działalności firm przenoszą się do wirtualnej przestrzeni. Zapewnia to sprawniejsze zarządzanie przedsiębiorstwem, a w konsekwencji także lepszą efektywność działania. Wirtualne archiwum nie zajmuje miejsca w pomieszczeniu i pozwala na łatwe odszukanie dokumentu przez uprawnione do tego osoby. Wzrasta zatem bezpieczeństwo zgromadzonych materiałów. Co jednak jeśli musimy zmierzyć się z archiwum w tradycyjnej, papierowej formie?

Przepis na porządek

Przechowywanie dokumentów w firmie powinno być przede wszystkim bezpieczne i uporządkowane, niezależnie od tego czy to archiwum tradycyjne czy elektroniczne. W przypadku dokumentów w formie papierowej konieczne jest zainwestowanie w odpowiednie zabezpieczenia chroniące materiały przed uszkodzeniami, wyciekiem a także wykradzeniem. Skrupulatnie opisane teczki i kartony umożliwiają w miarę szybkie odszukanie pożądanych dokumentów. Trzeba także zadbać o odpowiednie przeszkolenie osób odpowiedzialnych za zarządzanie archiwum.