Większość zarejestrowanych tłumaczy posługuje się polskim językiem migowym oraz systemem językowo – migowym na poziomie zaawansowanym, jeden zna sposób komunikowania się osób głuchoniewidomych (w stopniu podstawowym). Chętni do skorzystania z pomocy tłumacza powinni tylko zgłosić to minimum trzy dni wcześniej do wybranego urzędu. Na przykład umówienie spotkania w placówkach Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego ułatwia dostosowana do potrzeb niepełnosprawnych z dysfunkcją słuchu aplikacja na stronie internetowej www.mazowieckie.pl. Znajduje się w zakładce Pomoc w lewym górnym rogu witryny, w niej - formularz Tłumacz dla osób niesłyszących i głuchodniewidomych. Pracownik urzędu skontaktuje się z klientem za pomocą wybranego sposobu komunikacji (sms, mail, faks) w celu potwierdzenia miejsca i terminu wizyty.

Osoby znające systemy komunikowania z niesłyszącymi / głuchoniemymi mogą nadal wpisać się do rejestru tłumaczy. Wnioski przyjmowane są: w kancelarii Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego, przez elektroniczną skrzynkę podawczą, drogą pocztową lub mailem na adres lex@mazowieckie.pl. Dodatkowe informacje o rejestrze i wymaganych dokumentach znajdują się w www.bip.mazowieckie.pl, zakładka „Rejestry, ewidencje, archiwa” (Wydział Prawny).